新型コロナウイルスの感染拡大により、会社の働き方の変化が加速し、リモートワークが近年ますます一般的になってきました。今使っているツールが使いにくいと感じたら、チームコミュニケーションに優れたMicrosoft Teamsを試してみてはいかがでしょうか？Microsoft Teamsは、チーム内のコミュニケーションをよりダイナミックかつスムーズにするビジネスツールです。この記事では、Teamsと初心者向けの使い方について説明します。
Microsoft Teamsとは
Microsoft Teamsは、Microsoftが2017年3月に発表したコミュニケーションツールで、Office 365アプリケーション(Word、Excel、Outlook など)と互換性のあるサードパーティアプリケーションで利用できます。Teamsはパソコン、スマホ、タブレットなどさまざまなデバイスで利用でき、チャット、音声通話、会議などの機能があり、チームコラボレーションを効率化します。
Teamsのメリット
TeamsはExcel、Word、PowerPointなどのツールに連携できるため、ビデオ会議中にExcelで作成した資料を共有して共同作業するなど、メンバーと離れていても共同作業が可能です。さらに、Teamsチャットは30以上の言語に翻訳できるため、他の言語を話すメンバーと直接かつスムーズにコミュニケーションをとることができます。
Teamsの使い方
Teamsを利用するにはまずTeamsアカウントが必要ですが、ここではTeamsアカウントの作成方法やWeb版、アプリ版の使い方を紹介します。
Teamsアカウントを作成する
1、Teamsの公式Webサイトを開き、右上隅のアイコンをクリックします。
2、「作成」をクリックします。
3、メールアドレスを入力して「次へ」をクリックします。
4、パスワードを入力して「次へ」をクリックします。
5、姓、名、国/地域、生年月日を順に入力し、「次へ」をクリックします。
6、本人確認のためにメールに送信されたコードを入力し、「次へ」をクリックします。
以上で作成が完了しました。サインイン関連のコンテンツについて詳しく知りたい場合は、「teamsサインインの方法とよくある問題」をご覧ください。
Web版を利用する
1、Teams公式サイト右上のアイコン、または左側の「サインイン」をクリックします。
2、メールアドレスを入力して「次へ」をクリックします。
3、Teamsの利用目的を選択し、「次へ」をクリックします。ここでは、「仕事と組織向け」を例とします。
4、パスワードを入力して「サインイン」をクリックします。
5、「代わりにWebアプリを使用」を選択します。
アプリ版を利用する
1、Microsoft TeamsのWebサイトを開き、画面左側の「デスクトップ版をダウンロード」をクリックします。
2、ダウンロードしたい種類を選択します。
Teamsのダウンロードの詳細については、「teamsダウンロードの方法（パソコン版とスマホ版）」を参照してください。
Teamsの機能
チャット
Teamsの基本的な機能はチャットです。1対1でのチャットだけでなく、グループチャットも可能です。この機能を使用すると、いつでも他の人と自分の意見を共有できます。Teamsチャットに関する詳細については、「teamsチャットを使おう！便利な機能も紹介」を参照してください。
会議
Teamsのもう1つの重要な機能は会議です。他の人を会議に招待できるだけでなく、自分も会議に招待されたことがあります。そのため、Teams会議のやり方をマスターすることが非常に重要ですので、関連コンテンツについては、「teams会議招待の方法は？招待された時の使い方も解説」を参照してください。
画面共有
さらに、Teamsには画面共有機能もあり、会議中にコンピューター上で開いている他のウィンドウを参加者が共有できるため、会議の内容がより直感的になり、参加者がよりよく理解して習得できるようになります。関連コンテンツについては、「Teams画面共有の方法を画像付きで解説！」をご参照ください。
背景設定
Teams会議で実際の背景を表示したくない場合は、バーチャル背景を設定すると、プライバシーが効果的に保護されます。関連コンテンツについては、「Teams背景作成！この記事を読めば簡単にマスターできる！」を参照してください。
会議録画
会議録画は非常に有用な機能であり、会議後に会議の内容をタイムリーに強固にし、漏れを調べて補充することができます。また、参加していない人にも共有し、会議の影響範囲を広げることができます。関連コンテンツは「teams録画の方法❘録画できない原因も紹介」をご覧ください。
ブレイクアウトルーム
会議中、小グループで議論したい場合は、ブレイクアウトルームをセットアップできます。関連コンテンツは「teamsブレイクアウトルームの作成方法や使い方を紹介」をご覧ください。
有料版と無料版の違い
Teamsには有料版と無料版があり、有料版は事業規模や利用する機能に応じて3つのバージョンに分かれています。以下、一つずつご紹介していきます。
Microsoft Teams（無料）
無料版では、ユーザーやゲストとの無制限のチャット、5GBのクラウドストレージ、ファイル共有、最大60分間のビデオ会議などの機能があります。
Microsoft Teams Essentials
これは¥430/月の年間契約が必要なバージョンで、無料版のすべての機能を備えながら、10GBのクラウドストレージ容量を備え、最大30時間、最大300人までの会議が可能です。
Microsoft 365 Business Basic
このバージョンは¥650/月の年間契約が必要で、Essentialsの機能に加えて、Web版とモバイル版のOfficeアプリケーション、1TBのクラウドストレージ容量も利用できます。
Microsoft 365 Business Standard
このバージョンは¥1,360/月の年間契約が必要で、Business Basicの機能に加え、デスクトップ版Officeアプリケーションも利用できます。
有料版と無料版の違いについては、下図をご参照ください。
便利製品で効率アップ
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まとめ
この記事では、Teamsについて詳しく説明し、これまでに説明した内容を顧みます。Teamsを利用することでコミュニケーションロスが軽減され、日々の業務がスムーズになります。特にOffice 365を導入している企業はTeamsを活用することで業務を効率化できます。
